Checklist déménagement d’entreprise : 13 étapes pour bien s’organiser

Le déménagement d’une société ne s’improvise pas. Rétroplanning, devis, employés, clients, paperasse, parc informatique, connexion internet… Il s’agit de penser à tout, et à temps  !

La première chose à faire : ne jamais confondre un déménagement personnel et un déménagement d’entreprise. Ce dernier nécessite encore plus d’organisation puisqu’il implique de nombreuses personnes et doit impacter le moins possible votre activité professionnelle. Besoin de conseils pour ne rien oublier ? Voici notre checklist complète pour le déménagement de vos bureaux, à forwarder sans modération à vos salariés.

Astuce

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Étape 1 : Donnez le préavis des locaux actuels et fixez une date de déménagement d’entreprise

En général, le bail commercial possède une période de préavis de 6 mois. Informez donc votre bailleur à temps, par lettre recommandée ou par acte d’huissier. C’est à ce moment que vous pouvez commencer à mettre en place un calendrier et planifier toutes les opérations à réaliser avant le déménagement. Évitez de déménager à une période clef de votre activité, attendez plutôt la fin de l’année fiscale ou les périodes creuses comme les grandes vacances. En ce qui concerne le temps de préparation nécessaire, il peut aller de 2 mois (société de moins de 10 personnes) à 6 mois (société de 100 à 500 personnes).

Étape 2 : Informez vos salariés et communiquez en interne

Vos salariés sont les premiers concernés par ce changement, le lieu de travail étant souvent une condition essentielle du contrat que vous avez conclu avec eux. Afin que ce changement soit une réussite personnelle et professionnelle pour tout le monde, communiquez la nouvelle assez tôt. Il faut que chaque employé ait le temps d’organiser matériellement et psychologiquement ce transfert. Impliquez vos équipes au maximum et suscitez l’excitation : visite des nouveaux locaux, boîte à suggestions pour la nouvelle déco, etc.

Étape 3 : Désignez des responsables au sein des équipes

Si votre entreprise compte plusieurs salariés, nommez les plus dégourdis comme responsables pour la répartition des tâches (par service ou par équipe). Ces personnes vous remonteront les infos importantes et les remarques de vos employés. Elles seront également chargées de préparer le déménagement et l’après-déménagement en coordonnant les opérations, ce qui devrait vous libérer l’esprit.

Étape 4 : Établissez un rétroplanning et un calendrier détaillé des opérations

Un seul mot d’ordre : organisation. Afin d’établir un calendrier des opérations efficace, fonctionnez avec un rétroplanning. Classez-y les tâches à réaliser en fonction du temps qu’elles nécessitent, et commencez par les plus chronophages. Dispatchez les différentes tâches à vos équipes, en terminant par ce qui peut ou doit être fait la veille.

Étape 5 : Penchez-vous sur le cahier des charges et sélectionnez les prestataires

Une fois ces tâches bien définies, il va falloir penser au cahier des charges. Comptez-vous redécorer les nouveaux bureaux ? Y a-t-il des travaux de restructuration ou de mise en conformité à planifier ? Faut-il changer l’installation électrique ou le réseau informatique ? Estimez bien le budget et la durée nécessaire pour ces potentiels ajustements, et demandez plusieurs devis à divers prestataires 3 mois avant le déménagement.

Étape 6 : Contactez les sociétés de déménagement

Il est très rare qu’un déménagement d’entreprise se fasse avec une camionnette et les bras de vos salariés, surtout pour une entreprise de taille conséquente. Ici aussi, demandez plusieurs devis pour le transport de vos biens et comparez les prix en tenant compte des services et assurances proposés. De manière générale, le prix d’un déménagement de société se situe entre 150 € et 350 € par tête. Si votre société compte 25 salariés, le budget total du déménagement de vos bureaux variera entre 4000 € et 9000 €. Une fois que vous avez défini la meilleure option, bloquez la date et réservez le véhicule.

Étape 7 : Inventaire du mobilier et des effets personnels

Un déménagement, c’est l’occasion de se débarrasser des meubles qu’on ne peut plus voir en peinture. Estimez ce que vous allez emporter et faites le tri. Pour ce qui ne partira pas avec vous, pensez d’abord à vos salariés, ils le méritent bien ! Ensuite, contactez des associations ou organisez une vente externe. Vous verrez, ça fait du bien de repartir sur de nouvelles bases (ou de nouvelles chaises de bureau).

Étape 8 : Archivage des dossiers

C’est sans doute la partie la moins rigolote. Un mois avant le jour J, c’est le moment d’archiver et de trier les dossiers. Déléguez un maximum : chaque collaborateur gère ses propres dossiers (factures, comptabilité, fichiers clients, etc.) et leur sauvegarde. Très importante, la sauvegarde ! Vous pouvez d’ailleurs faire appel à une société externe pour le faire, afin de maximiser la sécurité de l’opération et de dormir sur vos deux oreilles.

Étape 9 : Les mains dans les cartons

Pour cette étape, tout le monde est logé à la même enseigne : chacun s’occupe de placer ses effets personnels sous carton. Utilisez un système d’étiquetage simple en identifiant clairement chaque carton de déménagement (nom, place et contenu), pour faciliter le déchargement et éviter à Martine de demander pendant une semaine où sont passées sa perforatrice et sa Gym Ball. Évidemment, commencez par emballer ce que vous n’utilisez pas au quotidien. Il ne faudrait pas que le business s’arrête de tourner à J-30 parce que les claviers sont au fond des boîtes !

Étape 10 : Changement d’adresse et mise à jour de vos documents professionnels

Il est temps d’effectuer un changement d’adresse officiel et de le communiquer à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), ainsi qu’auprès de tous les organismes dont vous dépendez (assurance, sécurité sociale, etc.). Jetez tous vos documents officiels, cartes de visite et brochures devenus obsolètes et commandez-en de nouveaux. Mettez également à jour votre site internet et vos divers réseaux sociaux.

Étape 11 : Informer les clients et fournisseurs

Vos clients doivent être les premiers à savoir où ils peuvent vous trouver, tout comme vos fournisseurs et prestataires. Avertissez-les sans plus attendre par mail, téléphone ou courrier. La bonne idée ? Organiser une pendaison de crémaillère d’entreprise et une visite des nouveaux locaux pour susciter l’engouement.

Étape 12 : Transfert des télécoms et inventaire informatique

Il faut maintenant s’occuper du transfert de vos contrats télécoms et de vos serveurs informatiques. Le matériel digital est en général indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise, on le déménage donc à la dernière minute pour perturber le moins possible l’activité. Commencez par classer et étiqueter les différents appareils du parc informatique pour tenir un inventaire à jour. Tout comme pour la sauvegarde, nous vous conseillons de faire appel à des techniciens qualifiés pour gérer les déconnexions et reconnexions afin de ne pas perdre de données lors du transfert.

En ce qui concerne les télécoms, soit vous contactez votre fournisseur actuel 3 semaines à l’avance pour effectuer un transfert, soit vous profitez de cette occasion pour réévaluer les offres en fonction de vos attentes. En optant pour VOObusiness, vous vous assurez que la connexion internet du nouvel espace est de bonne qualité et ultrarapide. Adaptée aux besoins de votre entreprise, votre connexion assurera la confidentialité de toutes vos données tout en offrant une sécurité optimale à vos fichiers et réseaux.

Étape 13 : Jour-J

Si vous avez respecté cette checklist de déménagement d’entreprise, tout se déroulera sans souci. Vos responsables désignés auparavant serviront de points de contact avec les déménageurs, et ces derniers sauront où tout décharger grâce à vos cartons bien étiquetés. No stress !

Ça y est, vous y êtes. Au milieu de l’excitation et du joyeux chahut, n’oubliez pas de mettre en place une cellule d’aide post-déménagement. Elle servira à résoudre les petits soucis comme un téléphone mal raccordé, un ordinateur qui ne se connecte pas ou la Gym Ball de Martine mystérieusement disparue. Profitez bien de ce nouvel espace !

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